Мы живем порой в разных странах, используем различные операционные системы на самых различных платформах (PC, Mac, SGI etc.). Наши возможности просматривать различные типы файлов или использовать шрифты тоже не добавляют совместимости. В общем, всем известная проблема и один из способов ее решения это Adobe PDF.

PDF-формат документов распространен весьма широко. Например, в Интернете около 10% документов циркулируют именно в этом формате, что свидетельствует о его универсальном характере.

PDF – универсальный формат для обмена документами. PDF-файлы одинаково отображаются на всех компьютерах, их можно защищать паролями от несанкционированных действий, их удобно хранить в электронных архивах.
Электронные публикации удобны для распространения информации, так как они становятся доступными широкой аудитории, использующей универсальные программы просмотра. При этом формат файла зависит от характера документа.
Формат PDF
PDF (Portable Document Format) - это формат представления документов, независимый от приложения и компьютерной системы. Документ PDF состоит из страниц, образованных текстом, графикой, изображениями и поддерживающими данными. Однако, страницы PDF могут использоваться не только для статического представления и распечатки страниц, поскольку эта форма поддерживает гиперссылки, поиск и другие возможности, которые доступны в электронной форме.
PDF является развитием языка программирования PostScript, также разработанный компанией Adobe Systems. Способ создания PDF-файла заключается в преобразовании потока данных, которые обычно направляются на принтер. Другой вариант - это конвертирование из других форматов (PostScript и др.). Файлы могут храниться, передаваться по сети, выводиться на экран или на принтер.
PDF имеет множество технических достоинств. При просмотре на экране компьютера большинство документов выглядит исключительно разборчиво, словно напечатанные. За исключением случаев, когда они содержат графику, это файлы умеренного размера. Если на компьютере отсутствует шрифт, использованный при создании документа, встроенный описатель шрифтов (font descriptor) позволяет программе просмотра PDF-файлов генерировать некий искусственный шрифт, который обычно весьма близок к оригиналу. Хотя он с трудом различает некоторые типы файлов и необычные шрифты, PDF стал важным форматом для онлайновых документов.
PDF предоставляет пользователю много возможностей, включая создание гиперссылок (как внутри документа, так и на внешние URL). Программа просмотра PDF снабжена возможностями поиска слов в тексте, хотя поиск между документами проблематичен. Поддерживаются аннотации. Поддержка принтеров великолепна. Существует даже возможность воспрепятствовать распечатке или иному использованию документа пользователем способами, которые не одобрены создателем документа.
После некоторых колебаний в начале, фирма Adobe проницательно повела маркетинговую политику, частью которой стало создание прекрасных программ для просмотра PDF файлов на любых типах компьютеров, которые свободно доступны в Интернете. Фирма зарабатывает деньги на продаже средств создания PDF файлов. Adobe является собственником спецификации на PDF, однако - будучи заинтересованной в максимальном распространении этого формата в качестве универсального средства обмена - она свободно выдает разрешения на создание PDF файлов, разработку приложений, предусматривающих выдачу результатов в PDF формате и на написание программного обеспечения для чтения и обработки файлов. Конкуренты могут создавать продукты, которые будут соперничать с Adobe, но фирма сознательно идет на такой риск.
PDF публикация (документ) содержит одну или более страниц. Каждая страница может содержать любые компоненты электронного издания: текст, графику и иллюстрации, анимацию и видео и аудио информацию в аппаратно-независимом формате, в виде, так называемого, страничного описания (page description). PDF- публикация может также содержать информацию, обеспечивающую навигацию в гипертекстовой электронной публикации.
Кроме того, публикация содержит версию спецификации PDF, использованную в конкретном файле, и информацию о расположении структуры файла.

Операторы создания страниц PDF подобны операторам языка PostScript. Главное отличие состоит в том, что PDF – не программный язык, и не содержит процедур, переменных и т.п.

Характерными особенностями PDF-файла являются:

• PDF файл может содержать объекты подобные гипертекстовым ссылкам, доступные только при интерактивном просмотре;
• для упрощения процесса описания страниц PDF не использует конструкции программных языков;
• PDF создает определенную структуру файла, которая позволяет программным приложениям иметь доступ к любой части документа;
• PDF файл содержит информацию о размерах шрифта и т.п.
• PDF файл не может быть прямо преобразован в PostScript – публикацию для печати.

Этот формат в настоящее время успешно используют:

• для конвертации PostScript-файлов в формат PDF с одновременным уменьшением их в десятки раз в результате использования специальных алгоритмов сжатия (компрессии);
• для компрессии всех использованных шрифтов, изображений, подключения видео и звука и изготовления (в том числе и на основе печатных публикаций) электронных книг и презентаций;
• для изготовления компактной документации с полным сохранением особенностей верстки издательских программ;
• для проверки качества PostScript-файлов перед их выводом на принтере или фотонаборном автомате в результате преобразования PostScript-файлов в PDF-формат с помощью программы Acrobat Distiller и пробного вывода получившегося файла в программе Acrobat Reader;
• для быстрой и удобной передачи клиенту эскизов в PDF-формате, например, по электронной почте с максимальным сжатием и минимальным разрешением порядка 72 dpi.

Достоинства PDF-файлов

• PDF-файл может быть создан из любой программы, умеющей печатать на PostScript-принтере. Если в используемой программе (например, в WinWord) не предусмотрено непосредственное преобразование публикации в формат PDF, то:

1) функцией Print to File создают файл печати с использованием драйвера PostScript-принтера;
2) с помощью программы Acrobat Distiller создают искомый PDF-файл;

• PDF-файл может содержать, помимо общепринятых, также несколько специальных вариантов навигации (ориентировки):

а) посредством кнопок и гипертекстовых ссылок на страницах;
б) посредством закладок;
в) с помощью статей, когда информация может подразделяться на несколько параллельных или пересекающихся тем, а не просто излагаться страница за страницей, как в обычной книге.
Недостатки PDF-файлов

• низкое разрешение мониторов (обычно 72 dpi) ограничивает возможности шрифтового оформления публикации при ее разглядывании в браузере (рекомендуется в этом случае использовать кегли не менее 12 pt, вместо курсива - полужирное начертание, вместо шрифтов с засечками - рубленые);
• небольшая площадь экрана монитора обычно ограничивает выбор формата бумаги для публикации (фирма Adobe рекомендует использовать форматы листов бумаги, приближенные по размеру к формату А5 при горизонтальной ориентации).

Особенности использования шрифтов:

• использование шрифтов, уже имеющихся в системе (по принципу работы в обычной прикладной программе);
• использование одного из 16 латинских шрифтов, которые Adobe Reader устанавливает в свою папку при инсталляции:

а) Times (с вариациями);
б) Helvetica (с вариациями);
в) Courier;
г) Adobe Sans;
д) Adobe Serif;

• встраивание шрифтов в файл в программах-генераторах PDF-файлов.

Использование графики в PDF-файлах:
PDF-формат способен содержать:
а) контурную или векторную графику (встраивается);
б) пиксельную или растровую графику (встраивается);
в) формат MPEG (ссылка на видеофрагменты).
При этом в Adobe Acrobat различаются изображения:
а) цветные;
б) черно-белые (в градациях серого);
в) монохромные;
Встраиваемую графику в программах-генераторах PDF-файлов можно сжимать.

Изготовление PDF-файлов обычно выполняют в:

• Виртуальном принтере, производящем PDF-файлы для публикаций несложной структуры.
• Adobe Acrobat Distiller - основной программе для производства PDF-файлов путем вызова PostScript или EPS-файлов (при этом происходит их автоматическое конвертирование после задания имени и места расположения создаваемого файла). Ссылки в публикациях PageMaker, FrameMaker, Illustrator автоматически конвертируются в ссылки PDF-формата.
• Современных издательских программах типа PageMaker, Adobe InDesign, имеющих встроенную функцию экспорта файла публикации в PDF-формат при использовании файла описания PostScript-принтера Acrobat Distiller (PPD), который может, например, находиться в папке Acrobat5\Distiller\Xtras\Adist5.ppd.

Мы с вами рассмотрим только один способ создание PDF документов. В силу сложности и трудоемкости других способов.

Мы будем создавать наши документы с помощью виртуального принтера.
Та утилита, которую я хочу предложить вашему вниманию условно бесплатная, полностью функциональна, правда после сохранения файла выскакивает надоедливое окошко. Но главное, чтобы был PDF, а остальное ...

Установка состоит из двух шагов:

1. Драйвер принтера

http://www.freeware995.com/bin/pdf995s.exe (2 Мб.)

2. Установка Free Converter

http://www.freeware995.com/bin/ps2pdf995.exe (5 Мб.)

Да, согласна, что вес файлов не маленький, но поверьте, то того стоит. Это самый простой и хороший способ создания PDF файлов для Ваших пока еще не профессиональных нужд.

Как создать PDF файл с помощью Adobe Acrobat Distiller попробуйте найти в Интернете. Вы поймете разницу предлагаемого мной способа J

И так, приступим. Вы скачали оба файла, которые я вам указала выше. Установите их в последовательности. Убедитесь, что у вас появился виртуальный принтер PDF995. Для этого попробуйте отправить какой-нибудь текст на печать Файл – Печать. В открывающемся списке принтеров он должен быть, если вы все правильно сделали. Здесь никаких сложностей не должно возникнуть.

Процесс создания документа
Откройте MS Office Word.
Откройте несколько страничный документ, содержащий графику, таблицы, текст, ….
И попробуйте напечатать его на Виртуальном принтере, который мы установили.

Для этого: Файл – Печать, Выбрать из списка имен принтеров - PDF995. Далее ОК.

Начинается процесс создания документа. Выскакивает ненужное нам окошечко, дождитесь, когда процесс создания завершится. Наш созданный документ автоматически откроется в Adobe Reader.

Можете полюбоваться на результат. Все! Больше ничего делать не нужно. Файл готов.
Но возникает несколько проблем. Он большой, если в документе графика. И если вы попробуете открыть этот документ с помощью Fine Reader, то получите сплошные квадратики.
Чтобы все эти проблемы устранить наш принтер виртуальный необходимо скорректировать.

Как это сделать?

Файл – Печать, выбрать из списка имен принтеров - PDF995. Свойства / Дополнительно – на Вкладке Бумага и качество.

Обратите внимание на Качество печати – 300 dpi. Меньше делать не стоит. (Можете попробовать, например, на 72 поймете разницу, открыв в Adobe Reader – текст ужасно рубленный).
И нам важно в списке PostScript Output Option – TrueType Font Download Option – Outline.

Приняв все эти установки, вы получите полноценный PDF документ, созданный в любом приложении.

Т.о. вы можете публиковать в Power Point, IE, WORDe, …

А что же сама корпорация Microsoft делает в этом направлении? Почему такой популярный формат обойден стороной?
Вовсе нет. Как сообщал в свое время Стивен Синофски (возглавлявший группу, работающую над пакетом Microsoft Office), в новой версии Microsoft Office 2007 будет внедрена возможность сохранения документов Word в формат PDF. И действительно, пользователи, ранее скачавшие этот пакет, могли воочию убедиться в этом.
Однако нововведению воспротивилась компания Adobe Systems, пригрозив Microsoft судебным иском. Это и понятно: ведь таким образом Adobe может потерять свой рынок. Зачем кому-то скачивать и покупать дорогостоящие продукты Adobe Systems, если функции преобразования документов в формат PDF будут доступны в MS Office.
В итоге, Microsoft исключила из обновленного офисного пакета функцию сохранения файлов в формат PDF, но предоставила пользователям возможность загрузить со своего официального сайта специальный плагин (дополнение) для сохранения документов Word, Excel, Access, PowerPoint, InfoPath, OneNote, Publisher и Visio в этот формат.
Скачать этот плагин можно с этой страницы.